Muutama ajatus viestinnästä ja yhteisvastuusta organisaatioimagon luomisessa

Järjestimme Koulun viestintä kuntoon! valmennusiltapäivän verkoston rehtoreille, esimiehille ja viestinnästä vastaaville Verkatehtaalla 12.10.2016. Iltapäivässä saimme paljon konkreettisia vinkkejä viestintään kouluttaja, tietokirjailija Katleena Kortesuolta sekä asiakkuus- ja viestintäjohtaja Tuula Wäyryseltä. Pohdittiin miten viestiä ja mitä viestiä. Tärkeitä näkökulmia molemmat. 

Katleena Kortesuo



Tuula Wäyrynen

Itselläni keskeiseksi ajatukseksi jäi mieleen, että organisaatiossa ei voi nykypäivänä tuudittautua siihen ajatukseen, että markkinointi- tai viestintäosasto vastaa viestinnästä. Edustamme kaikki oppilaitosta/koulua ja työnantajaa viestiessämme eri kanavissa; puheviestinnässä, kirjoitetussa viestinnässä, somessa, yksityiselämässämme. Tämä korostuu nykypäivänä, kun tieto, huhut, kuulopuheet jne. leviävät nopeasti ja laajalle. Myös vanhemmat, yhteistyökumppanit ja työelämä viestivät organisaation imagoa. Näiden viestien olisi hyvä olla suhteellisen yhdenmukaisia. Vaikka ns. virallisesti kuinka viestisimme positiivista viestiä organisaatiosta, jos puskaradiossa liikkuu vastakkaista kuvaa tai viestiä, vesittyy julkisesti luotu viesti hyvin nopeasti.

Emme voi enää viestiä samalla tavalla kuin olemme oppineet. Meidän on ymmärrettävä muutos tietoyhteiskunnasta mediayhteiskuntaan. Viestimme ja vaikutamme enenevissä määrin mielikuvilla ja tunteilla. Tekstin tilalle on tullut kuva ja video. Faktan tilalle tunne, kokemus, mielipide, näkemys. Mediayhteiskunnassa faktaviihde puree. Voimme viestiä faktatietoa, mutta jos haluamme viestimme perille, tieto on puettava erilaiseen, viihteelliseen muotoon. Kortesuo korostikin, että usein se miten ihminen sanoo, on oikeastaan tärkeämpää kuin se mitä hän sanoo. Viestintä tapahtuu alhaalta ylös, joten vastaamme kaikki viestinnästä ja imagon luomisesta.

Tärkeää on toki huomata, missä tilanteissa voimme työnantajan edustajina ottaa kantaa, sanoa kommentin ja milloin on syytä varmistaa, kenen vastuulla virallisen viestin antaminen on esimerkiksi kriisiviestinnän tilanteissa. Ja yleisesti on syytä kiinnittää huomiota esimerkiksi siihen, millaisia päivityksiä ja postauksia voimme esimerkiksi sosiaalisen median kanavissa julkaista. Edustamme työnantajaamme, opettajuutta tms. työrooliamme myös yleisesti, riippumatta siitä olemmeko työajalla vai vapaa-ajalla. Emme oikeastaan voi erottaa itsestämme kahta puolta, vaikka haluaisimmekin.

Yleisesti hyvän viestinnän perustana on ensisijaisesti ajatella, kuka on viestin vastaanottaja. Usein pyrimme tekstillä/viestillä vakuuttamaan sen, joka on takanamme eli ”toimeksiantajan”, vaikka meidän pitäisi vakuuttaa se joka on edessämme, eli se joka viestimme ottaa vastaan. Tästä syystä esim. monet hallinnolliset asiakirjat ja tekstit ovat hankalia, huonoja ja tyhjää sanahelinää. Oleellista on siis pitää mielessä tekstin lukija enemmän kuin se mitä oikeastaan haluamme viestiä.

Hyvinä vinkkeinä esimerkiksi sähköpostiviestintään on muutama kysymys: Mieti kenelle kirjoitat, mikä on viestin keskeinen sanoma, miten otsikoit ja onko otsikon alla yksi vai useampi viesti. Pidä viesti lyhyenä ja ytimekkäänä. Viestimme kilpailevat vastaanottajien ajasta ja motivaatiosta. On siis kannattavaa miettiä, miten viestin rakennat.

Lisäksi kannattaa valita sopivat kanavat. Näitä voi miettiä myös organisaatiotason viestinnässä. Monikanavaisuus on hyvästä, mutta kaikkiin kanaviin ei tarvitse lähteä.

 

Vertaisryhmämentorointi työssä oppimisen tukena

Kolme vinkkiä VERMEilyyn!

VERME eli vertaisryhmämentorointi on hyväksi havaittu uudenlainen väline ja tapa työyhteisön osaamisen kehittämiseen. Erityisesti oppilaitosmaailmassa tätä hyödynnetään nykyään jo yleisesti. Vermessä kyse ei ole mentori-aktori (kisälli-oppipoika) -suhteesta, jossa kokenut mentoroi kokematonta, vaan lähtökohtana ryhmälle on nimenomaan se, että osallistujat ovat vertaisia kollegoja. Kaikki oppivat toisiltaan. Toisilla ryhmässä voi olla enemmän kokemusta, hiljaista tietoa ja osaamista, mutta oppiminen on vastavuoroista ja myös kokemattomampien näkökulmat ovat yhtä lailla arvokkaita.

Vertaismentoroinnin tavoitteena on tukea osallistujien ammatillista kasvua, omien työtehtävien hoitamista, ongelmanratkaisua ja yhteisen arjen jakamista. Vertaismentoroinnissa annetaan aikaa pysähtyä ja käydä keskustelua itselle tärkeistä ammatillisista asioista. Tieto siirtyy yhdessä tekemisen ja dialogin kautta. Prosessin alussa ryhmä tekee yhdessä suunnitelman käsiteltävistä teemoista.

Olen tähän poiminut kolme esimerkkiä siitä, miten organisaation ja työyhteisön sisällä tai toisaalta laajemmissa opetustoimen verkostoissa (eri oppilaitokset/koulut/kouluasteet) VERME -toimintaa voi hyödyntää. Ja kaikkia näitä olemme siis Opelix – osaava oppilaitos -hankkeen monipuolisen verkoston toiminnassa toteuttaneet. Meillä ryhmän suositeltu koko on ollut noin 5-9. Näissä verkoston yhteisissä ryhmissä kehitetään oman työn toimintamalleja, opitaan toisilta ja jaetaan hyviä käytänteitä yli yksikkö- ja organisaatiorajojen, tehdään oman toiminnan arviointia, vahvistetaan keskinäisiä verkostosuhteita, rakennetaan arjen työtä tukevia, konkreettisia työkaluja sekä käytäntöjä, parannetaan työhyvinvointia ja opitaan dialogin taitoja.

1) Perehdyttäminen
VERME on erinomainen toimintamalli perehdyttämiseen. Ryhmässä uudet työyhteisöön tulevat ja kokeneet konkarit pääsevät jakamaan osaamista. Kokeneet konkarit voivat siirtää tietoa uusille. Ammatillisen ”hiljaisen tiedon” lisäksi siirretään toimintatapoja ja niistä päästää käymään yhteistä keskustelua. Ryhmässä on tärkeää olla avoin myös uusien työntekijöiden soppaan heittämille näkökulmille. Tämä tarjoaa hienon mahdollisuuden ehkä hieman tuulettaa ja kyseenalaistaa organisaation totuttuja tapoja.

2) Erilaisten tehtävänkuvien, ammattinimikkeiden, työtehtävien yhdistämät ryhmät
Olemme verkostossa toteuttaneet lukuisia ryhmiä, jossa osallistujia yhdistävänä tekijänä on ollut jokin opetustoimen tehtävänkuva. Ryhmiä on toteutettu myös opetustoimen tukihenkilöstölle, ei vain opettajille. Omia ryhmiä on ollut esimerkiksi opinto-ohjaajille, kouluohjaajien ja ammatillisten ohjaajien yhteinen ryhmä, erityisopetuksen parissa työskenteleville, sihteereille, esimiehille/rehtoreille. Keskeistä näissä ryhmissä on yhteisten haasteiden ja mahdollisuuksien löytäminen ja näistä keskusteleminen. Ryhmissä saa tukea toisilta ja mahdollisuuden keskustella juuri omaan tehtävään liittyvistä ammatillisista asioista kollegojen kanssa. Nivelvaiheyhteistyö yli kouluasterajojen on koettu positiivisena sekä sen huomaaminen, että henkilöstö painiskelee samojen asioiden kanssa eri kouluasteillakin.

3) Työuran loppupuolella olevien tukeminen
K-55 ryhmä perustettiin tukemaan työuran loppupuolella olevia opettajia yms. henkilöstöä. Ikä ei ollut pääsylippu ryhmään, tärkeintä oli ajatus siitä, että kokee sopivansa ryhmään ja on jo tehnyt pitkän uran. Ryhmässä keskeisiä teemoja olivat työkyvyn ylläpitäminen, muutospaineissa jaksaminen, iän tuomat haasteet ja työn uudet, tiukentuvat vaatimukset. Vertaisryhmä koettiin mahtavana tukena tuomaan eväitä ja uutta potkua oman työhyvinvoinnin ylläpitämiseen.

Vain mielikuvitus on rajana siinä, miten vermeilyä voi hyödyntää ja toteuttaa. Kannattaa lähteä rohkeasti kokeilemaan! Omat kokemukseni ja osallistujien palautteet ovat olleet kannustavia ja vahvistavat sitä käsitystä, että vertaisryhmämentorointi todella on erinomainen osaamisen kehittämisen ja jakamisen menetelmä.